Tips Cerdas Dalam Mengadakan Event Virtual

Tips Cerdas Dalam Mengadakan Event Virtual. Sejak Indonesia resmi menjadi negara yang ikut terpapar virus corona pemerintah secara tegas dan terang-terangan memberlakukan peraturan PSBB ketat. Tujuannya supaya masyarakat tidak menciptakan gerombolan yang dapat mempercepat penularan virus. Oleh karenanya mulai saat itu juga banyak orang yang memutar otak supaya usahanya tetap berjalan.

Terlebih juga ada beragam acara yang telah diagendakan namun haru dibatalkan atau ditunda sehingga mau tidak mau event virtual lah yang menjadi solusi terbaik untuk saat ini. Sebenarnya kegunaan dari kegiatan online tersebut tidak hanya berpaku pada bisnis saja melainkan ada pula hal lainnya seperti kursus, seminar, rapat, bahkan training. Sekalipun tidak terlalu ribet seperti kelangsungan acara offline namun Anda sebagai panitia atau penyelenggara haruslah mempersiapkan semuanya dengan apik, seperti halnya menerapkan tips cerdas berikut ini.

7 Cara yang Paling Efektif Supaya Event Virtual Sukses

Membuat perencanaan yang jelas

Event yang sukses tidak terlepas dari perencanaan yang jelas dari pihak-pihak yang terlibat. Tidak peduli apakah kegiatan tersebut berskala besar atau kecil, dilakukan secara offline atau langsung yang terpenting disini adalah bagaimana cara Anda agar rencana yang dibuat tidaklah menyeleweng dan sesuai dengan standart ketentuan. Untuk memulainya Anda dapat menciptakan tujuan acara beserta konsepnya. Semakin awal dipersiapkan maka akan jauh lebih baik.

Kemudian pikirkan juga beberapa persoalan terkait event virtual seperti jumlah dan target peserta yang akan Anda terima, registrasi awal, promos, pembicara dan moderator, serta penayangan video. Dengan adanya pencatatan ini maka acara bisa berjalan dengan lancar dan kendala pun lebih dapat diminimalisirkan lebih awal sehingga tidak merusak rencana.

Memilih durasi, waktu, dan hari yang tepat

READ  Inilah Kemudahan Dalam Jasa Event Virtual Tepat

Durasi waktu dan hari juga menjadi kepentingan yang tidak boleh Anda sepelekan. Pasalnya jika hal ini tidak tepat sasaran maka bisa dipastikan jika semua peserta tidak dapat menghadiri kegiatan tersebut. Lakukanlah sedikit riset apakah pemilihan waktu beserta hari yang sudah Anda pilih bersamaan dengan weekend ataukah ada event lain yang bisa menjadi penyebab berkurangnya kehadiran peserta.

Apabila dalam event virtual ini melibatkan sejumlah orang dari negara yang berbeda maka Anda juga wajib menyesuaikan zona waktu dari negara-negara tersebut. Dengan begitu kesimpulannya adalah pilihlah waktu yang sangat memungkinkan untuk dihadiri semua pihak termasuk peserta. Selain itu perhatikan durasi kegiatan, jangan sampai banyak orang keluar karena acaranya terlalu lama. Jangan terlalu singkat namun juga sebaliknya.

Menggunakan platform yang paling efektif

Platform yang sangat memungkinkan untuk Anda menayangkan event sangatlah banyak jumlahnya. Hanya saja Anda tidak mungkin menggunakan semuanya tanpa harus dipilih terlebih dahulu. Pasalnya Anda tidak pernah tahu apakah ada pihak yang keberatan terhadap proses tayang dari acara tersebut atau tidak. Oleh sebab itu menggunakan platform yang paling efektif menjadi solusi tepat untuk Anda.

Ada beberapa kriteria platform yang dapat Anda pilih untuk melangsungkan event virtual. Diantaranya adalah sederhana (Facebook Live, Instagram Live, Youtube Live), menengah (Zoom dan Meet), lanjutan (Whova, dan Slido). Pilih beberapa yang menurut Anda tidak akan membuat peserta dan pihak yang berkaitan merasa keberatan dalam menggunakannya. Karena jika sudah demikian acar tidak akan bisa berlangsung semestinya.

Melakukan promosi

Melakukan promosi tidak hanya ketika Anda berjualan produk saja melainkan juga saat ingin mengadakan event daring. Hal ini bertujuan supaya acara yang sudah Anda persiapkan sedari lama banyak yang tertarik untuk mengikutinya. Berikan pula poin-poin penting pada kalimat promosi Anda bisa dengan penambahan kata-kata memperoleh wawasan yang luas dengan hadiah give away menarik, pembicaranya berkualitas, sampai ajang mencari relasi.

READ  Inilah Kemudahan Dalam Jasa Event Virtual Tepat

Pembagian secara detail ini akan membuat orang semakin penasaran terhadap event virtual Anda. Lantas melalui media apa Anda harus berpromosi. Tenang karena teknologi sekarang sudah canggih Anda dapat memanfaatkan sosial media dan email marketing sebagai tempat untuk melancarkan misi tersebut. Selain biayanya murah tentu jangkauan dalam menjaring peserta akan jauh lebih luas daripada memberitahukan lewat poster atau mulut ke mulut.

Mempersiapkan teknis dengan baik

Persiapan teknis dalam kegiatan yang diberlangsungkan secara online tidaklah seribet offline. Adapun yang harus Anda persiapkan sejak dini adalah lokasi untuk melakukan acara, pengambil gambar, wifi, dan listrik. Akan lebih baik lagi jika Anda menggunakan layanan jasa live video streaming  yang terbaik dan berkualitas seperti Prisma Multimedia.

Dengan mengandalkannya Anda hanya perlu mengeluarkan biaya yang cukup terjangkau dengan kualitas pengambilan video terbaik karena menggunakan kamera dan tenaga kerja yang profesional serta berpengalaman. Tidak hanya itu saja layanan ini akan membuat event virtual Anda semakin berkesan karena dapat diakses melalui android, laptop atau komputer dan Iphone. Terlebih Anda juga bisa memperoleh kesempatan untuk mengunduh video dan di putar ulang.

Memberikan kesempatan keterlibatan peserta

Keterlibatan peserta dalam acara Anda akan memberikan kesan yang lebih interaktif dan tidak monoton. Namun tetap saja hal ini haruslah disesuaikan dengan konsep acara Anda supaya tidak amburadul dan keluar dari ranah penyampaian materi yang dilakukan oleh pihak lain. Contohnya saja adalah menciptakan peluang bagi peserta untuk melakukan QnA dengan pembicara.

READ  Inilah Kemudahan Dalam Jasa Event Virtual Tepat

Atau bisa juga meminta feedback kepada peserta yang telah mengikuti supaya event virtual tersebut tampak hidup. Dalam melakukan cara ini kemampuan moderator untuk mengendalikan sesi acara menjadi kunci utama yang akan mempengaruhi keberlangsungan kegiatan. Oleh karenanya Anda sebagai seorang yang membuat acara haruslah pandai mencari orang yang mampu menangani persolan tersebut.

Baca juga : Inilah Kemudahan Dalam Jasa Event Virtual Tepat

Membagikan cuplikan konten lewat sosial media

Acara yang sukses adalah kegiatan yang melambangkan semua pesertanya memperoleh wawasan dan informasi yang dibutukannya, namun tetap saja menarik menjadi pemicu utama keberhasilannya. Jika kegiatan tersebut berhasil Anda lakukan maka artinya terdapat cuplikan konten unik dan bermanfaat yang dapat dibagikan kepada orang lain lewat website, Youtube, dan sosial media lainnya.

Hanya saja Anda bisa melakukan berbagai cara dalam pembagian konten event virtual yang sudah diberlangsungkan. Misalnya saja Anda mengubahnya menjadi artikel dengan isian materi yang telah disampaikan oleh pembicara, audio, atau bahkan infografik. Usahakan orang tidak bosan untuk menikmati apa yang Anda bagika. Dengan demikian jika suatu saat nanti ada acara yang serupa maka peserta bisa lebih banyak lagi dan partisipan juga bertambah. Untuk itu jangan sepelekan hal-hal sederhan seperti ini.

Itulah setidaknya ulasan lengkap mengenai tips mudah dalam membangun event virtual yang sukses dan banyak mendatangkan peserta. Sekalipun Anda adalah orang awam yang baru pertama kali mengadakan kegiatan ini, namun dengan adanya bantuan penjelasan diatas akan sedikit membantu supaya semua rangkaian acaranya berjalan dengan lancar. Apalagi jika ditambah dengan keterlibatan jasa Prisma Multimedia, itu akan menjadi poin tersendiri bagi kegiatan Anda.